Gestion de usuarios

Gestión de Usuarios:
Guía de uso para administradores

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La gestión de usuarios debería estar activa en su cuenta. Si es su primera vez gestionando usuarios, esta página le guiará paso a paso. Para conocer más sobre las bases y funcionalidades clave de la gestión de usuarios en Abasteo, visite la siguiente página:
Conozca la gestión de usuarios en Abasteo
Tabla de contenido
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12 mins de lectura estimados.
1. Primeros pasos
a. Panel de administrador
b. Conozca y gestione sus roles
i. Roles predefinidos
ii. Jerarquía de los roles
iii. Dependencia de los roles
iv. Tabla comparativa de roles
c. Asigne administradores
d. Gestione a sus usuarios
e. Cree roles custom (personalizados)
2. Sugerencias y recomendaciones
a. Puede asignar múltiples roles a un usuario
b. Cree roles personalizados
c. Envíe múltiples invitaciones
d. Filtre usuarios o busque usuarios
3. Preguntas frecuentes
¿Puedo desasignar todos los roles a un usuario?
¿Cuántos roles puedo asignar a un usuario?
¿Tengo un limite en cuanto roles puedo crear?

1. Primeros pasos

En esta guía inicial, encontrará todo lo necesario para comenzar a usar su cuenta como administrador de manera eficiente.

a. Panel de administrador

”Panel de administrador”
  • Administrar usuarios:
  • Administrar roles:
Primeros pasos en la gestión de usuarios

b. Conozca y gestione sus roles

Para comenzar, es importante que conozca los distintos roles disponibles:

i. Roles predefinidos¹


  • Los roles predefinidos están diseñados para agilizar la administración en la tienda, asignando permisos específicos a cada rol según las necesidades operativas de cada usuario.
  • Cada rol tiene una configuración de permisos predeterminados que permiten clasificar a sus usuarios de manera clara, sencilla, escalable y adaptable al flujo de trabajo de la empresa.
Gestión de roles en Abasteo
Jerarquía de roles en Abasteo

ii. Jerarquía de los roles

  1. El “Administrador” es el rol con mayor jerarquía. No tiene ninguna restricción.
  2. Los roles de “Comprador a crédito” y “Cuentas por pagar” hacen todo lo que un comprador, pero con permisos adicionales.
  3. El rol “Comprador”, es el rol más básico que puede existir y es el que se asigna por defecto a al resto de usuarios No-Administradores.
Lista de roles predefinidos¹
Administrador
Administra usuarios, roles, línea de crédito, configuraciones de seguridad.
Comprador
Realiza cotizaciones y pedidos.
Comprador a crédito²
Posee todos los permisos del rol comprador, más la posibilidad de realizar pedidos usando la línea de crédito empresarial (en caso de contar con línea de crédito).
Comprador de suscripciones
Posee todos los permisos del rol comprador y permite acceder a la vista de suscripciones en la nube para comprar e incrementar licencias, si un administrador ha habilitado esta función previamente.
Cuentas por pagar
Revisa y paga los adeudos derivados del uso de la línea de crédito. Tiene acceso al historial de pedidos y facturas de toda la empresa.

iii. Dependencias y aspectos clave de los roles

  • ¹ = Sobre los permisos predefinidos: Los roles tienen configuraciones de permisos predefinidos, los cuales pueden ser modificados por un administrador en cualquier momento, sin previo aviso.

  • ² = Sobre roles dependientes de una línea de crédito en Abasteo: Estos roles pueden ser utilizados solo en las cuentas que poseen una línea de crédito activa en Abasteo. Para cuentas sin línea de crédito, estos roles estarán desactivados.
Administrar roles en Abasteo

iv. Tabla comparativa de roles predefinidos

Esta tabla le muestra la configuración de permisos inicial para cada rol predefinido¹, los roles tienen configuraciones de permisos predefinidos, los cuales usted podrá modificar en cualquier momento.
Permiso
Descripción
Administrador
Comprador
Comprador a crédito
Cuentas por pagar
Comprador de suscripciones
Permisos básicos
Los permisos para: comprar, crear cotizaciones, opinar y editar datos del propio usuario; no pueden ser desactivados.
Compras
Comprar con línea de crédito
Los permisos para: comprar, crear cotizaciones, opinar y editar datos del propio usuario; no pueden ser desactivados.Permite el uso de la línea de crédito empresarial. Por defecto, los usuarios pueden hacer uso del total de la línea de crédito.
Ver pedidos de todos los usuarios
Los permisos para: comprar, crear cotizaciones, opinar y editar datos del propio usuario; no pueden ser desactivados.
Direcciones de envío
Permitir la creación de direcciones de envío compartidas
Permite al usuario agregar direcciones de envío compartidas para todos los usuarios de la cuenta empresarial. Si este permiso se desactiva, las direcciones de envío existentes permanecerán compartidas.
Editar y borrar las direcciones de envío compartidas creadas por otros usuarios
Permite al usuario administrar todas las direcciones de envío compartidas en la cuenta empresarial, incluyendo las creadas por otros usuarios.
Permitir al creador editar y borrar sus direcciones de envío compartidas
El creador de una dirección de envío compartida en la cuenta empresarial, puede administrar sus direcciones de envío compartidas; sin importar la configuración de permisos actual.
Datos de facturación
Permitir la creación de datos de facturación compartidos
Permite al usuario agregar datos de facturación compartidos para todos los usuarios de la cuenta empresarial. Al apagarse este permiso, los datos de facturación existentes permanecerán de ese modo.
Editar y borrar los datos de facturación compartidos creados por otros usuarios
Permite al usuario administrar todos los datos de facturación compartidos en la cuenta empresarial, incluyendo los creados por otros usuarios.
Permitir al creador editar y borrar sus datos de facturación compartidos
El creador de un dato de facturación compartido en la cuenta empresarial, puede administrar sus datos de facturación compartidos; sin importar la configuración de permisos actual.
Suscripciones en la nube
Comprar suscripciones e incrementar licencias
Habilita el acceso a la vista de suscripciones en la nube, permitiendo la compra de nuevas suscripciones y el aumento de licencias para las existentes. Se utilizarán los datos de facturación y las formas de pago configuradas por el administrador de la cuenta empresarial.

Nota: Las formas de pago pueden incluir tarjeta de crédito o débito, acuerdo de pago compartido en PayPal y/o línea de crédito en Abasteo.
Cancelar suscripciones
Permite al usuario cancelar una suscripción y habilita el acceso a la vista de suscripciones en la nube.
Permitir ver y modificar facturas de suscripciones
Permite al usuario editar los datos de facturación de una factura de suscripción, dentro del lapso de tiempo permitido; incluyendo la generación de una nueva factura.
Administrar formas de pago para suscripciones
Permite al usuario configurar las formas de pago para todas las suscripciones en la nube de la cuenta empresarial. Esto incluye: agregar, editar o borrar los acuerdos de pago con PayPal y tarjetas de débito o crédito, asociadas a todas las suscripciones en la nube.
Administrar datos de facturación para suscripciones
Permite al usuario agregar, editar y borrar los datos de facturación asociados a todas las suscripciones en la nube.
Administrar el correo de notificaciones externas para suscripciones
Permite al usuario ingresar o editar el correo que será usado para notificar posibles errores durante el proceso de vinculación entre el Dominio Microsoft de su cuenta y nuestro socio proveedor de suscripciones (Ingram S.A de C.V.).
Administración de usuarios
Agregar, editar y remover usuarios
Permisos exclusivos para el administrador, relacionados con el manejo y control de roles, usuarios y configuraciones adicionales.
Crear, editar y borrar roles
Permisos exclusivos para el administrador, relacionados con el manejo y control de roles, usuarios y configuraciones adicionales.
Administrar configuraciones avanzadas y restricciones
Permite administrar configuraciones de seguridad, directorio de contactos, notificaciones vía correo electrónico, restricciones en envíos, formas de pago y el catálogo de productos.
¹ Los roles tienen configuraciones de permisos predefinidos, los cuales pueden ser modificados por un administrador en cualquier momento, sin previo aviso.
Con la gestión de usuarios activada, ahora puede asignar roles a sus usuarios y optimizar la colaboración en su empresa.

c. Asigne o agregue otros administradores

Contar con múltiples administradores en su cuenta le brinda las siguientes ventajas:
  1. Distribución de responsabilidades: Mejore la organización y eficiencia dividiendo las tareas administrativas entre administradores. Cada uno podrá especializarse en áreas específicas de la gestión.
  2. Mayor flexibilidad: Asegure la continuidad operativa, incluso si un administrador no está disponible. Otros podrán atender solicitudes o resolver problemas de forma inmediata.
  3. Reducción de riesgos: Minimice interrupciones. Si un administrador pierde acceso o enfrenta problemas técnicos, los demás podrán garantizar la continuidad en la gestión de la cuenta.
Asignar administradores en Abasteo
Gestionar usuarios en Abasteo

d. Gestione a sus usuarios

Si su empresa ya cuenta con usuarios registrados en Abasteo, podrá visualizar una lista de usuarios vinculados a la misma referencia de cliente que usted. Por defecto, todos ellos tendrán asignado el rol de “Comprador”.

Según las necesidades y estructura de su organización, puede modificar los roles de los usuarios para adaptarlos a su modelo de gestión.
Roles personalizados en Abasteo

e. Cree roles custom (personalizados)

Nuestra plataforma le ofrece la flexibilidad necesaria para configurar roles según la estructura organizacional y las políticas internas de su empresa. Los roles personalizados pueden:
  • Crearse: Diseñe nuevos roles según las necesidades específicas de su operación empresarial.
  • Editarse: Cambie el nombre, descripción o permisos asociados de cualquier rol.
  • Eliminarse: Desasigne usuarios de un rol personalizado y elimínelo si ya no es necesario.
Ejemplo de roles custom
Gerente de sucursal
Responsable de la gestión operativa y administrativa de la sucursal ubicada en la región sur.
Comprador principiante
Usuario encargado de realizar compras, bajo la supervisión de un administrador o gerente de compras.
Comprador: Grupo A
Miembro del equipo de compras dedicado a gestionar pedidos para el Grupo A, con acceso exclusivo al presupuestos.
Comprador: Grupo B
Encargado de administrar las compras relacionadas con el Grupo B. Estos usuarios tiene contacto con proveedores.

2. Sugerencias y recomendaciones

Recomendaciones para una gestión efectiva
Sugerencias y recomendaciones en Abasteo
Múltiples roles en Abasteo

a. Puede asignar múltiples roles a un usuario

Existen ocasiones en los que será necesario que un usuario tenga permisos muy específicos. Una alternativa a editar los permisos de un rol o, incluso de crear un rol nuevo, es el de asignar múltiples roles a un usuario para lograr un esquema de permisos sin modificar roles.
Ejemplo: usuario con los roles de “Comprador de suscripciones” y “Cuentas por Pagar” podrán comprar suscripciones y también ver todos los pedidos.
Búsqueda de usuarios en Abasteo

b. Cree roles personalizados

Los roles personalizados se adaptan a necesidades específicas dentro de su empresa. Usted podrá configurar permisos de manera flexible para estos roles, sin interferir con los roles predefinidos. Si lo desea, también puede reflejar la estructura organizacional de su empresa. Ejemplo: gerente de área o de sucursal, comprador de nivel básico o avanzado, soporte técnico o auxiliar de TI.
Múltiples invitaciones en Abasteo

c. Envíe múltiples invitaciones

Ingrese múltiples correos electrónicos separados por comas para invitar a varios usuarios a su cuenta empresarial. Cada usuario recibirá una invitación independiente, con el rol previamente configurado.
Ejemplo: [email protected], correo[email protected], correo3@...
Roles personalizados en Abasteo

d. Filtre usuarios o busque usuarios

Utilice la funcionalidad de filtrado y búsqueda para localizar rápidamente a los usuarios que necesita. Además, puede seleccionar múltiples usuarios y asignarles uno o varios roles de forma ágil y eficiente, optimizando la gestión de su cuenta empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Puedo desasignar todos los roles a un usuario?

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¿Cuántos roles puedo asignar a un usuario?

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¿Tengo un limite en cuanto roles puedo crear?

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Atención a cliente
¹ Los roles tienen configuraciones de permisos predefinidos, los cuales pueden ser modificados por un administrador en cualquier momento, sin previo aviso.
² Estos roles puede ser utilizados solo en las cuentas que poseen una línea de crédito activa en Abasteo.
Actualizado el 23/04/2025.